Alles, was du
wissen willst.

SortioKI ist dein KI-Posteingang für physische Post, PDFs und E-Mails. Du fotografierst einen Brief mit dem Handy — die KI erkennt in Sekunden was es ist, wer es geschickt hat, ob eine Frist dranhängt, und legt die Datei automatisch sortiert in deine Google Drive oder OneDrive ab.

Kein manuelles Abtippen. Kein Ordner-Anlegen. Keine gestapelten Briefe mehr auf dem Küchentisch.

Für alle, die selbstständig arbeiten und keine Lust auf Papierkram haben — aber trotzdem alles im Griff behalten müssen:

• Handwerker (Elektriker, Maler, GaLaBau, Schreiner, Heizung/Sanitär)
• Freelancer und Berater
• Kleine Betriebe bis ~10 Mitarbeiter
• Vermieter und Selbstständige jeder Art

Kurz: Alle, die keinen eigenen Buchhalter oder Sekretärin haben, aber trotzdem ein ordentliches Ablagesystem brauchen.

SortioKI ist keine Buchhaltungssoftware und keine Rechnungs-App. Wir ersetzen nicht, was diese Tools machen — wir lösen das Problem davor.

SortioKI nimmt alles was reinkommt (Briefe, PDFs, E-Mails), analysiert es mit echter KI und sortiert es automatisch. Das Ergebnis: eine saubere Ablage in deiner Google Drive oder OneDrive, mit der du dann machen kannst was du willst — in den Steuerberater schicken, in Lexoffice hochladen oder einfach als Nachweis haben.

• App öffnen, Kamera auf den Brief halten, einmal tippen
• Kurze Wartezeit (~5–10 Sekunden) während die KI arbeitet
• Du siehst das Ergebnis: Dokumenttyp, Absender, Datum, Betrag, Frist, Handlungsempfehlung
• Die Datei liegt automatisch korrekt benannt und sortiert in deiner Google Drive

Das war's. Brief in die Hand, App auf, drei Klicks — fertig.

Aktuell 12 Typen: Rechnung, Angebot, Lieferschein, Mahnung, Behördenpost, Finanzamt-Schreiben, Versicherungspost, Vertragsunterlagen, Bankauszug, Lohnabrechnung, Werbung sowie Sonstiges.

Bei „Sonstiges" landet das Dokument in einem separaten Ordner und du bekommst eine Benachrichtigung — kein Dokument geht verloren.

Passiert selten, kann aber vorkommen — z.B. bei sehr unleserlichen Briefen oder ungewöhnlichem Layout. In dem Fall:

• Du siehst das Ergebnis immer vor der endgültigen Ablage und kannst es prüfen
• Typ und Ordner lassen sich in Sekunden manuell korrigieren
• Schlecht erkannte Dokumente landen im Ordner „Nicht zugeordnet" — mit Hinweis

Kein Dokument geht verloren. Die KI wird mit jedem Update besser.

Für den Scan-Vorgang ja — die KI-Analyse passiert auf unseren Servern. Kein Internet = kein Scan.

Deine bereits verarbeiteten Dokumente liegen in deiner Google Drive / OneDrive und sind dort auch offline verfügbar, wenn du die jeweilige Drive-App installiert hast.

In den meisten Fällen: Ja. Das ist sogar der Sinn.

Seit der GoBD-Richtlinie (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung, 2014) darf die digitale Aufbewahrung die Papier-Aufbewahrungspflicht erfüllen — wenn sie ordnungsgemäß archiviert wird. Deine Datei liegt versioniert, mit Scan-Zeitstempel, in deiner Google Drive. Das zählt. Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht für steuerlich relevante Belege kannst du damit digital erfüllen.

Die App weist beim Scannen darauf hin, wenn es sich um einen dieser Typen handeln könnte.

Ja. Die wichtigsten Punkte:

• Deine Dokumente werden nicht dauerhaft bei uns gespeichert — sie liegen in deiner eigenen Google Drive oder OneDrive
• Während der Verarbeitung (wenige Sekunden) wird das Bild kurzfristig auf unserem Server gehalten — danach automatisch gelöscht
• Unsere Server stehen in Deutschland (Hetzner, Frankfurt)
• Mit Google/Microsoft bestehen Auftragsverarbeitungsverträge — wie bei allen anderen Google-Drive-Nutzern

Für die meisten Selbstständigen gilt: Deine Dokumente liegen sicherer als bisher im Schuhkarton oder in einem unsortierten Desktop-Ordner.

Nein — mit einer kleinen Ausnahme: Wir speichern Metadaten (Dokumenttyp, Absender, Datum, Ordner). Nicht den Inhalt. Das brauchen wir damit du in der App eine Übersicht hast und Fristen getrackt werden können.

Der Originalinhalt des Dokuments liegt ausschließlich in deiner Google Drive oder OneDrive. Wir haben dort nach der Ablage keinen Zugriff.

Nur du. Deine Dokumente landen in deiner eigenen Cloud — wir haben dort nach der Ablage keinen Zugriff. Nicht wir, nicht unsere Mitarbeiter, niemand.

Der einzige Moment, wo ein Dokument bei uns ist: die wenigen Sekunden während der KI-Verarbeitung. Danach: gelöscht.

Die Übertragung von deinem Gerät zu unserem Server passiert verschlüsselt via HTTPS (TLS 1.3). Das ist der gleiche Standard wie beim Online-Banking. Niemand kann unterwegs mitlesen.

Deine Dokumente in Google Drive oder OneDrive bleiben natürlich erhalten — die gehören dir und liegen auf deinem Account.

Wir löschen auf Anfrage alle Metadaten (Übersicht, Fristen-Daten) von unseren Servern innerhalb von 7 Tagen. Einfach per E-Mail an info@sortioki.de Bescheid geben.

Ja. Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos — keine Kreditkarte nötig, kein automatisches Upgrade, keine versteckten Kosten.

Im Free-Plan: 15 Dokumente pro Monat, Scan, KI-Analyse, Google Drive Ablage. Für jemanden der gelegentlich einen Brief scannt, reicht das oft aus.

Ja, monatlich kündbar ohne Angabe von Gründen. Kein Papierkram, kein Telefonat. Einfach in den Einstellungen auf „Abo beenden" — fertig.

Nach der Kündigung bleibt dein Account bis zum Ende der bezahlten Periode aktiv. Deine Dokumente in Google Drive bleiben natürlich erhalten. Keine Mindestlaufzeit.

Jede Analyse durch die KI zählt als ein Dokument — egal ob Einzel-Seite oder mehrseitiges PDF. Ein 5-seitiger Vertrag = 1 Dokument.

Du bekommst eine Benachrichtigung bei 80% und bei 100% deines Limits. Wenn das Limit erreicht ist, kannst du keine neuen Dokumente mehr scannen — bestehende Dokumente und die App funktionieren aber weiter.

Du kannst jederzeit upgraden — das neue Limit gilt sofort.

Kreditkarte (Visa, Mastercard), SEPA-Lastschrift und PayPal. Abgewickelt über Stripe — sicher, verschlüsselt, PCI-konform.

In deiner eigenen Google Drive, in einem Ordner der bei der Ersteinrichtung angelegt wird. Standard-Struktur:

• 📁 SortioKI Ablage / Rechnungen / 2026 / 05_Mai
• 📁 Mahnungen · Finanzamt · Versicherungen · Verträge · Behörden · Werbung
• 📁 ⚠️ Nicht zugeordnet (mit Benachrichtigung)

Dateien werden automatisch benannt: 2026-05-28_Vodafone_Rechnung_89,99€.pdf — du weißt sofort was es ist, ohne öffnen zu müssen.

Aktuell ist Google Drive der unterstützte Speicher. OneDrive (Microsoft) kommt im nächsten Update.

Wenn du weder Google noch Microsoft nutzt: Du kannst einen kostenlosen Google-Account nur für SortioKI anlegen — das kostet nichts und braucht 5 Minuten. Google Drive bietet kostenlos 15 GB, was für Jahre an Dokumenten reicht (ein Scan = ~500 KB bis 2 MB).

Ja. In den Einstellungen kannst du eigene Kategorien anlegen und umbenennen, Regeln definieren (z.B. „Absender enthält ‚Finanzamt' → Ordner Finanzamt") und die Standard-Vorlage jederzeit zurücksetzen.

Für die meisten ist die Standard-Vorlage gut genug. Wer will, kann alles anpassen.

Ja, immer. Deine Dokumente liegen in Google Drive — du öffnest einfach drive.google.com im Browser oder die Google-Drive-App. Kein Lock-in, keine proprietären Formate. Alles ist normales PDF oder JPG.

• iPhone (iOS 14+) — App Store
• Android (Android 10+) — Play Store oder direkter APK-Download
• Windows — Desktop App zum Download
• Mac — kommt demnächst
• Browser — Web-App für Einstellungen und Übersicht, kein Download nötig

Alles hängt zusammen. Ein Scan auf dem Handy erscheint Sekunden später auf dem Desktop.

Ja. Du kannst Seite für Seite scannen und sie werden automatisch zu einem PDF zusammengeführt. Praktisch für Verträge, mehrseitige Rechnungen oder Bescheide.

Die App prüft die Bildqualität direkt beim Scannen und gibt einen Hinweis wenn das Bild zu unscharf oder schlecht beleuchtet ist — bevor du es abschickst. Dann kannst du es direkt nochmal machen.

Normales Tageslicht reicht vollkommen aus. Du brauchst keinen Scanner, keine spezielle Beleuchtung.

Ja. Die Windows-App beobachtet automatisch einen Ordner deiner Wahl. Legst du eine neue PDF-Datei hinein, wird sie sofort verarbeitet — ohne dass du die App aktiv öffnen musst.

Das ist besonders praktisch wenn du PDFs per E-Mail bekommst und sie einfach in den Watcher-Ordner ziehst.

Direkt noch nicht — aber deine Ablage liegt in deiner Google Drive, auf die du deinem Steuerberater Lese-Zugriff geben kannst (Google Drive Sharing). Er sieht alle deine Belege sortiert und benannt, ohne dass er SortioKI braucht.

Eine dedizierte Steuerberater-Ansicht ist in Planung.

Erfahrungsgemäß 5–10 Minuten: App downloaden und Account anlegen (2 Min), Google Drive verbinden (1 Klick, 1 Min), Ordnerstruktur auswählen (2 Min), ersten Scan machen (1 Min).

Danach läuft alles automatisch.

Das E-Mail-Modul kommt im nächsten größeren Update. Du verbindest dann dein Gmail- oder Outlook-Konto — und SortioKI analysiert neue E-Mails automatisch genauso wie gescannte Briefe. Anhänge inklusive.

Wenn du ein Schreiben bekommst das eine Antwort erfordert (Mahnung, Behördenbrief, Vertragsanfrage) — schreibt die KI dir einen fertigen Antwortentwurf. Du liest ihn durch, passt ihn wenn nötig an, kopierst ihn — fertig.

Kein Starren auf ein leeres Blatt, kein „Wie formuliere ich das?". Der Assistent ist im Pro- und Business-Plan enthalten.

SortioKI erkennt Fristen in Dokumenten automatisch — Zahlungsziele, Behörden-Deadlines, Widerspruchsfristen. Diese erscheinen farblich markiert in einem Dashboard:

• 🔴 Frist in weniger als 7 Tagen
• 🟡 Frist in 7–30 Tagen
• 🟢 Frist in mehr als 30 Tagen

Du bekommst außerdem Push-Benachrichtigungen — konfigurierbar, z.B. 7 Tage vorher. Enthalten im Pro- und Business-Plan.

Ja, im Pro-Plan. Ein Klick: ZIP-Datei mit allen Belegen eines Monats oder Jahres, vorsortiert nach Kategorien. Direkt an den Steuerberater schicken — er bekommt nie wieder einen Schuhkarton.

White-Label-Lizenzen für Steuerberater sind geplant — du kaufst Lizenzen für deine Mandanten. Wenn du Interesse hast, melde dich direkt: info@sortioki.de